On se demande souvent s’il est vraiment indispensable de faire appel à un secrétariat social. Et pourtant, il s’agit d’un acteur important qui participe activement au développement (interne) d’une entreprise. Les missions pouvant être déléguées à un secrétariat social sont multiples. Voici les principales d’entre elles.

La gestion de l’ensemble des documents administratifs et sociaux

Un secrétariat social joue un rôle déterminant dans le développement d’une entreprise, peu importe sa taille et son secteur d’activité. Parmi ses principales missions, il y a notamment la gestion des documents sociaux et administratifs. Ils permettent d’authentifier et de formaliser les activités d’une entreprise (start-up, TPE, PME). En contrôlant les archives d’une entreprise, un secrétariat social peut détecter un éventuel risque social. Il s’agit généralement du non-respect des délais de paiement des cotisations sociales ou d’une omission des déclarations imposées par l’administration fiscale. Dans tous les cas, de lourdes sanctions pèsent sur l’employeur. C’est pourquoi il faut recourir aux services d’un secrétariat social.

Le recours aux services d’un secrétariat social reste optionnel, mais pas obligatoire. Il s’agit d’une solution pertinente pour se libérer des tâches administratives les plus chronophages. Il y a notamment l’établissement des diverses déclarations fiscales. Les plus connues sont la déclaration de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la cotisation foncière des entreprises (CFE), la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE). Afin de simplifier les choses, mieux vaut confier la tâche à un secrétariat social. Il pourra d’ailleurs déterminer le montant des cotisations destinées aux administrations fiscales ainsi qu’à la sécurité sociale. Il va fournir des conseils pointus en matière de gestion administrative d’entreprise.

Le calcul des salaires et la gestion de la paie

De nombreuses raisons peuvent inciter un chef d’entreprise à solliciter l’intervention d’un secrétariat social. C’est une solution intéressante qui facilite grandement le travail de la Direction des Ressources Humaines (DRH). En effet, l’une des missions d’un secrétariat social consiste à optimiser la politique d’administration salariale d’une entreprise. Très concrètement, il peut s’occuper du calcul des salaires et de la gestion de la paie. Il s’agit, pour rappel, des principales tâches administratives confiées au responsable RH. Également, le calcul des primes, indemnités et autres compléments de rémunération peut être assuré par un secrétariat social. Cela permettra d’ enlever à la DRH le lourd fardeau administratif de la paie. Elle pourra ainsi se concentrer sur d’autres tâches comme le lancement et le suivi des campagnes de recrutements.

Le recours à un secrétariat social permet donc d’externaliser une partie ou la totalité de ses services RH. C’est un gain de temps et d’efforts pour les responsables de la gestion des ressources humaines (GRH) de son entreprise. Bien entendu, le choix du prestataire (externe) est trop important pour être négligé. Petit conseil : comparez les secrétariats sociaux en Belgique avant de prendre une décision. Il s’agit d’un service gratuit proposé par certaines plateformes en ligne spécialisées dans ce domaine. Il y aura juste quelques points à vérifier afin d’assurer de la fiabilité du prestataire. En Belgique, seuls les secrétariats sociaux agréés par le Service Public Fédéral Sécurité Sociale sont autorisés à exercer leurs activités.