Le télésecrétariat est un emploi exercé par un nombre croissant de personnes actuellement. Le télésecrétaire se distingue par son mode d’emploi qui se fait à distance. En plus des travaux d’un secrétaire, il peut aussi être amené à réaliser de nombreuses autres tâches complémentaires. Autonome ou opérant pour une entreprise en particulier, il s’occupe souvent des tâches administratives. Toutefois, il peut aussi s’occuper de missions comme l’assistance commerciale, la retranscription de comptes-rendus, la saisie et l’archivage de documents professionnels… Si vous souhaitez en effet occuper le poste de télésecrétaire, les points suivants doivent être retenus.

Connaître les principales missions d’un télésecrétaire

Un télésecrétaire est chargé d’accomplir la plupart des tâches administratives tout comme le secrétaire classique. Cependant, il opère à distance. Ainsi, le service d’un telesecretariat est souvent occupé par un secrétaire externalisé qui peut travailler pour différents types d’entreprises et dans divers domaines d’activité. Si la plupart des télésecrétaires s’occupent des aspects administratifs des sociétés, on retrouve également ceux qui se chargent de la permanence téléphonique.

Par ailleurs, un service de télésecrétariat s’occupe de plusieurs tâches principales. On distingue par exemple la rédaction de documents administratifs et la retranscription de fichiers audio. Ces professionnels peuvent également effectuer la prise d’appel des clients, la fidélisation et la prospection. Mais en plus de cela, les télésecrétaires sont aussi amenés à réécrire des comptes-rendus ou à saisir et classer des documents professionnels sur ordinateur.

Quelles compétences pour devenir télésecrétaire ?

À titre d’information, le métier de télésecrétaire peut être accessible sans aucun diplôme. Cela s’explique notamment par l’absence de cursus dans le domaine. La plupart des télésecrétaires sont souvent autodidactes. Ils apprennent et se professionnalisent avec le temps. C’est l’expérience qui forge donc la performance d’un télésecrétaire.

Par contre, il est toujours possible de mettre en valeur son profil en suivant quelques formations. L’idéal serait notamment d’obtenir des certifications et des diplômes dans le domaine administratif comme le CAP, le BTS ou encore le BEP.

En plus de ces points, il est aussi intéressant de se former dans des domaines associés comme le secrétariat classique, l’accueil, la gestion ou l’administration. Par ailleurs, il est possible de bénéficier de certaines formations pour le secrétariat à distance à l’instar des GRETA ou Groupements d’Établissements publics locaux d’enseignement. Il en est de même par l’association nationale pour le développement du télétravail ou ANDT.

Comme il existe différents secteurs d’activités, il est nécessaire pour ceux qui veulent intégrer le métier d’avoir des connaissances relativement plus spécifiques. C’est notamment le cas comme pour exercer le télésecrétariat juridique ou médical.

Outre la maîtrise d’un domaine d’activité en particulier, il est aussi important de savoir manipuler certains logiciels et applications web. À l’exemple de Drive de Google, SkyDrive de Microsoft ou encore DropBox. De nombreux outils tiennent également une place importante dans le domaine du télésecrétariat comme les outils de gestion de planning. Ces derniers peuvent s’avérer indispensables pour réussir les missions attribuées.

Les qualités requises

En plus des connaissances et des diplômes, il faut aussi avoir certaines qualités pour entreprendre dans le domaine du télésecrétariat. Déjà, il est évident que les clients et les projets sont nombreux et bien diversifiés. De ce fait, un télésecrétaire doit avoir le sens de l’organisation et de la rigueur. Une bonne gestion du temps reste également essentielle pour pouvoir respecter les délais convenus. D’autant plus qu’il est nécessaire de bien s’adapter à leurs besoins.

D’un autre côté, le professionnel se chargera très souvent de la réception des appels ou de l’émission des appels sortants. Il doit donc avoir une très bonne expression orale sans oublier une bonne aisance relationnelle. À part ces points, d’autres caractères particuliers sont indissociables des télésecrétaires, notamment le fait d’être courtois, souriant, aimable… Peu importe le domaine d’activité, il doit être patient, à l’écoute, mais surtout avoir le sens du service.

Comme un plus non négligeable, un télésecrétaire devrait également avoir des compétences linguistiques significatives. La connaissance de plusieurs langues sera un avantage certain au sein de nombreuses entreprises ou agences de télésecrétariat.